Comment obtenir de l'administration la communication d'un document ?

Toute personne a le droit d’accéder à certains documents produits ou reçus par les administrations en application de l'article L. 311-1 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA). Certaines conditions et modalités doivent être respectées pour réaliser une demande.

Qu’est-ce qu’un document administratif ?

Selon l’article L. 300-2 du CRPA, un document administratif est tout document :

• produit ou reçu dans le cadre d’une mission de service public,

• par une administration, c’est-à-dire :

  • l’État,

  • les collectivités territoriales,

  • les personnes morales de droit public,

  • les personnes morales de droit privé investies d’une mission de service public.

    
    

Cela inclut notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, correspondances, avis, décisions, codes sources, etc.

Toute personne a le droit de demander à une administration la communication de ces documents, sauf exceptions prévues par la loi.

Quels documents sont communicables ?

En principe, tout document administratif est communicable à toute personne qui en fait la demande (article L. 311-1 du CRPA).

Si le document est détenu par une autre administration, celle initialement saisie doit transmettre la demande à l’administration compétente (article L. 311-2).

Par exception, certains documents ne sont pas communicables lorsqu’ils risquent de porter atteinte :

• au secret des délibérations gouvernementales ou d’autorités exécutives,

• à la défense nationale,

• à la conduite de la politique extérieure de la France,

• à la sûreté de l’État ou à la sécurité publique,

• à la sécurité des systèmes d’information de l’administration,

• à la monnaie et au crédit public,

• au déroulement de procédures juridictionnelles ou d’enquêtes préalables (sauf autorisation),

• à la prévention ou à la répression d’infractions.

De plus, les documents préparatoires à une décision administrative ne sont pas communicables, tant que la décision n’a pas été prise. Cela concerne notamment certains avis du Conseil d’État, des juridictions administratives ou d’autorités telles que la Cour des comptes, l’Autorité de la concurrence, ou encore la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique.

La demande doit également être précise et ne pas revêtir un caractère abusif. Le caractère abusif dépend du volume et de la fréquence des demandes et de l’intention d’entraver le bon fonctionnement des services de l’administration (voir, par exemple, CADA, 2 avril 2020, avis n° 20200788)

Cas particulier : documents communicables uniquement à la personne concernée

Selon l’article L. 311-6 du CRPA, certains documents ne peuvent être communiqués qu’à la personne directement concernée lorsqu’ils :

• portent atteinte à la vie privée, au secret médical ou au secret des affaires,

• contiennent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne,

• font apparaître un comportement susceptible de lui porter préjudice.

Si ces éléments peuvent être occultés, le reste du document peut être communiqué après avoir masqué des mentions sensibles.

Quelle procédure suivre pour obtenir un document administratif ?

La demande peut être adressée :

• sur place,

• par courrier,

• par courriel.

Il est conseillé de privilégier le courriel avec preuve d’envoi ou le courrier recommandé avec accusé de réception pour conserver une trace de la demande au cas où un refus implicite lui serait opposé

De nombreuses administrations désignent une personne responsable de l’accès aux documents administratifs (PRADA), à contacter en priorité. Les coordonnées des PRADA figurent dans l’annuaire de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).

Formes de communication possibles

Le demandeur doit indiquer le mode de communication souhaité :

• consultation sur place,

• délivrance d’une copie (souvent aux frais du demandeur),

• envoi électronique,

• publication en ligne.

  
  

L’administration dispose d’un délai d’un mois pour répondre. En cas d’absence de réponse dans ce délai, la demande est réputée refusée (article R. 311-12).

Que faire en cas de refus ?

En cas de refus explicite ou implicite (silence pendant un mois), le demandeur dispose d’un délai de deux mois pour saisir la CADA, autorité administrative indépendante chargée de veiller à la bonne application du droit d’accès aux documents publics.

La CADA rend alors un avis sur la communicabilité de votre document. Cet avis n’a pas de force obligatoire (il ne peut contraindre l’administration en cas de réponse favorable) mais constitue une étape obligatoire avant de saisir le tribunal administratif.

Si l’administration persiste dans son refus malgré un avis favorable de la CADA, il est alors possible d'introduire un recours contentieux devant le juge administratif dans les deux mois qui suivent l'enregistrement de la demande d'avis par la CADA.

 _______________

Thomas & Thomas, cabinet d'avocats exerçant en droit des affaires et en droit public, conseille et défend les dirigeants, les entrepreneurs et les investisseurs dans leurs activités. Il accompagne régulièrement les particuliers et les professionnels dans leurs démarches d’accès aux documents administratifs, notamment en cas de refus injustifié ou dans le cadre d'une stratégie contentieuse.